Tidak ada aturan yang pasti dalam menentukan rasio Manajemen terhadap Staf yang tepat. Namun, ada beberapa pedoman yang dapat membantu dalam menetapkan rasio yang memungkinkan Manajemen Atas menilai dan mengevaluasi suatu departemen secara efisien, manajer departemen menilai dan mengevaluasi karyawan secara efisien. Dan perusahaan membuat tolok ukur untuk mengukur dan menentukan rasio model yang paling sesuai dengan model bisnis mereka.
Pertama, Anda harus mendefinisikan peran dan tanggung jawab Manajemen, Pengawas dan karyawan non-pengawas. Berikut adalah beberapa saran:
Tentukan Manajer:
Seorang Manajer memiliki tanggung jawab untuk operasi strategis, merencanakan dan merumuskan kebijakan perusahaan atau mengarahkan pekerjaan departemen. Menjalankan otoritas pengawasan yang tidak hanya bersifat rutin atau ulama dan membutuhkan penggunaan penilaian independen yang konsisten.
Tugas Terkait Lainnya dapat mencakup:
Mengelola satu atau lebih kebijakan atau program perusahaan,
Mengelola, mengelola, dan mengendalikan kantor cabang lokal perusahaan,
Memiliki tanggung jawab besar dalam Mempertahankan Karyawan manajemen sumber daya manusia, hubungan perusahaan-ke-publik atau perusahaan-ke-karyawan, informasi publik, atau persiapan dan administrasi anggaran.
Contoh-contoh jabatan yang sering menjadi manajerial meliputi: Chief Executive Officer, Chief Operations Officer, Chief Administrative Officer, Direktur Divisi (dari fungsi utama, yaitu, Sistem Informasi dan / atau PBX).
Tentukan seorang Supervisor:
Seorang Supervisor adalah seorang karyawan yang memiliki tanggung jawab untuk operasi sehari-hari dan wewenang untuk melakukan, atau secara efektif merekomendasikan, sebagian besar tindakan berikut:
Mempekerjakan,
Disiplin (mendemosikan, menangguhkan, mengakhiri),
Hadiah (kenaikan penghargaan hibah, promosi, bonus),
Tetapkan / tetapkan tugas,
Setujui permintaan cuti,
Mengatasi / menyelesaikan masalah hubungan karyawan,
Mengevaluasi kinerja karyawan secara formal.
Contoh-contoh jabatan yang sering diawasi adalah: Ketua Kru, Supervisor Departemen, Supervisor Operasi, Manajer Shift, dan Supervisor Clerical Pool
Tetapkan karyawan Non-Pengawas:
Karyawan Non-Pengawas memiliki tanggung jawab untuk melakukan kegiatan sehari-hari sebagaimana diarahkan oleh Manajemen dan / atau seorang Supervisor.
Dari waktu ke waktu, tugas pengawasan tradisional akan diturunkan kepada karyawan. Berikut adalah beberapa kualifikasi yang harus membantu dalam menentukan apakah seorang karyawan non-pengawas harus dianggap sebagai karyawan pengawas.
Kualifikasi Pengawas:
Apakah karyawan membuat keputusan disipliner atau hadiah? Jika ya, maka karyawan tersebut bertindak dalam peran pengawasan.
Apakah karyawan tersebut adalah narasumber untuk pertanyaan dan masalah yang sulit dari rekan kerja yang kurang berpengalaman? Jika ya, maka karyawan tersebut bertindak dalam peran pengawasan.
Apakah karyawan mengoordinasikan jadwal cuti tim atau jadwal kerja? Jika ya, maka karyawan tersebut bertindak dalam peran pengawasan.
Apakah karyawan menyampaikan pembaruan proyek kepada manajer? Jika ya, maka karyawan tersebut bertindak dalam peran pengawasan.
Apakah karyawan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan data kinerja terhadap evaluasi anggota tim? Jika ya, maka karyawan tersebut bertindak dalam peran non-pengawasan.
Apakah karyawan bertanggung jawab untuk mengevaluasi staf yang ditugaskan secara formal untuk suatu proyek tetapi tidak mengabulkan permintaan cuti, membuat keputusan perekrutan atau penempatan staf umum, atau mendisiplinkan atau memberi penghargaan kepada karyawan? Jika ya, maka karyawan tersebut bertindak dalam peran non-pengawasan.
Menentukan Rasio Manajemen terhadap Karyawan:
Jelas memiliki terlalu banyak Manajer dibandingkan dengan karyawan dapat menghambat proses kebijakan departemen, menciptakan kebingungan dalam rantai komando, mengurangi tugas manajer terkait dan dapat menyebabkan lingkungan yang dikelola mikro yang ditakuti.
Memiliki terlalu sedikit Manajer dibandingkan dengan karyawan dapat menghasilkan tugas yang diprioritaskan, bukan dalam urutan kepentingan, tetapi untuk memenuhi komitmen yang diperluas. Tindakan ini menghasilkan proyek yang ditempatkan di pembakar belakang; pendelegasian tugas manajer tradisional kepada bawahan yang kurang berkualitas dan laporan kinerja yang miring.
Oleh karena itu, penting untuk menetapkan rasio Manajemen-terhadap-staf yang berupaya menciptakan lingkungan kerja yang seimbang dan sehat untuk Manajer, Pengawas, dan Karyawan.
Ini adalah formula yang disarankan untuk menentukan rasio manajemen-ke-staf. Formula ini mungkin perlu diubah tergantung pada harapan departemen spesifik Anda.
Rasio Manajemen-untuk-staf = [N + (S-1)] / S
dimana:
N = Jumlah karyawan non-pengawas
S = Gabungan jumlah penyelia dan manajer
"S minus 1" mengecualikan eksekutif puncak perusahaan dari dianggap sebagai karyawan yang diawasi. Oleh karena itu, untuk perusahaan yang diarahkan oleh lebih dari satu eksekutif puncak, "S minus 1" harus diganti dengan "S minus jumlah eksekutif puncak." Misalnya, jika perusahaan Anda tidak memiliki direktur eksekutif, tetapi disutradarai oleh tiga komisioner gaji penuh waktu, rumus "[N + (S-3)] / S" akan digunakan.
Sebagai contoh, mari kita asumsikan bahwa bisnis memiliki satu (1) CEO, empat (4) manajer dari empat departemen dan karyawan yang berbeda 25 karyawan non-pengawas.
Formula akan sama dengan [25 + 5 –1] / 5 atau rasio manajemen terhadap karyawan dari 1 manajer untuk 5,8 karyawan.
Mengapa rasionya penting?
Ini hanya panduan untuk membuat model. Tujuan akhir dari model ini adalah untuk memaksimalkan efisiensi dalam pengawasan karyawan sambil memungkinkan manajer / penyelia untuk mengelola secara efektif. Itu harus diperluas untuk memungkinkan CEO untuk mengumpulkan dan menafsirkan metrik yang dikumpulkan terkait tentang kesehatan perusahaannya.
Jelas jika Anda memiliki terlalu sedikit manajer / penyelia dalam rantai komando, maka para manajer / penyelia itu tidak akan dapat mengelola karyawan secara efisien dan efektif atau mengikuti evaluasi tertulis, jadwal, dan program terkait karyawan lainnya. Di sisi lain, karyawan mungkin memikul terlalu banyak tanggung jawab dan terlalu banyak mengendalikan departemen. Ini adalah faktor 'kesehatan' terukur dari organisasi Anda.
Orang bijak pernah berkata "untuk tahu di mana Anda berada, Anda perlu tahu di mana Anda berada." Membuat model dan memvariasikannya untuk mencapai rasio manajemen-staf yang paling efisien dan efektif untuk organisasi Anda akan memberi Anda metrik yang berharga dan kerangka kerja yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu. Hal ini juga memungkinkan manajemen tingkat atas untuk menilai bagaimana program-program baru mempengaruhi kesehatan perusahaan.
Selain model yang disarankan, Anda harus melacak item yang dapat diukur lainnya dan menggabungkannya dengan model umum ini untuk membuat ikhtisar kesehatan organisasi Anda.
Dalam skenario ini perusahaan telah menetapkan rasio manajemen-ke-staf mulai dari 1 hingga 5,8. Dengan menggunakan rasio 1 hingga 5,8 sebagai patokan, perusahaan mengumpulkan informasi tambahan tentang staf manajemen dan karyawan non-pengawasnya.
Perusahaan memberikan nilai persentase untuk evaluasi tertulis manajerial yang disampaikan dengan benar dan diselesaikan tepat waktu.
Perusahaan menilai manajemen terhadap hubungan karyawan. Ini memberikan nilai kepada Manajer tentang kesehatan yang dirasakan di departemennya dan karyawan yang merasakan kesehatan di departemen yang sama.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar